De acuerdo con expertos, para lograr una gestión adecuada y minimizar o eliminar los riesgos asociados a la inversión realizada en la adquisición de los vehículos y mejorar su eficiencia y productividad, es necesario aplicar una estrategia de inteligencia de negocios. En un escenario globalizado, el uso de tecnologías de la información contribuye a agregar valor a las empresas transportistas.
La incorporación de la electrónica y la informática generan cambios en la administración de la gestión de las flotas, en los procesos de toma de decisiones y en la planificación estratégica de las compañías como una variable orientada a mejorar las decisiones basadas en la información, de ahí la idea de “la diferencia entre el éxito o fracaso de las empresas de transporte puede estar hoy en día en el uso o no de un sistema de gestión integrada de flotas”.
La seguridad del conductor, de los acompañantes y de las mercancías se incrementa sensiblemente mediante el conocimiento puntual de la ruta asignada, los lugares visitados, la ubicación exacta y el estado del vehículo a través de dispositivos electrónicos y accesorios integrados en el hardware y software.
El control y la gestión de flotas de vehículos utilizando GPS mejora el control de los recorridos efectuados por los vehículos y la eficiencia llegando a generar un ahorro de hasta un 30% del consumo de combustible. La utilización del software web multiusuario sobre bases de datos centralizadas facilita el procesamiento de los datos desde todos los niveles de dirección, así como su actualización y mantenimiento.
El uso y aprovechamiento de la información sobre disponibilidad de los vehículos y otros datos vinculados a esta situación permiten optimizar las rutas y recorridos, generando ventajas diferenciales frente a la competencia. La información sobre registro de kilometraje, paradas y su duración permite la reducción de costos globales, mediante una mejor asignación de recursos materiales y humanos.
También aumenta la seguridad, tanto en lo referido a la reducción de accidentes, prevención de robos y hurtos, rapidez de respuesta en la asistencia por el conocimiento de la posición en tiempo real, etc.
